域名邮箱搭建和邮箱统一通知管理

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本文最后更新于 2023-04-20,文中内容可能已过时。

1. 企业邮箱

企业邮箱,即可以使用自定义域名作为后缀的邮箱,形式为:“个性账号@域名”。可以申请一些大厂提供的基础免费企业邮箱服务,前提是有自己的域名,这里讲的主要是以个人申请的域名企业邮箱为主,非公司团队。

2. 企业邮箱注册流程

所有企业邮箱注册申请过程都大同小异。

前提

  1. 自己有个域名

免费的付费购买的均可,可以自己登录管理台配置域名解析。

流程

  1. 选择对应企业邮箱提供商
  2. 注册账号
  3. 配置添加域名后缀邮箱
  4. 按提示对域名添加MX记录解析 以上为基本流程。

3. 企业邮箱作用

  1. 提升公司/团队形象

对公司/团队而言可以提升形象,对外起到宣传的作用。

对于个人申请的企业邮箱而言,优点主要为以下几点。

  1. 个性化的名称

企业邮箱后缀自定义域名,前缀也更加自由命名,可短可长,域名足够好,更加容易记,只要内部账号不重名即可,不会存在和gmail,163那些海量用户前缀被占用而不能用的情况。

  1. 更大的容量

企业邮箱一般比个人邮箱拥有更大的容量,免费版也有很多比较小的。

  1. 更强的管理功能

企业邮箱对外邮件管理有更强大的功能,分类,归档,过滤垃圾邮件等,都比个人邮件强,对内部邮箱也可统一管理。

  1. 安全性高

企业邮箱防病毒、反垃圾邮件功能是远高于个人邮箱的。子域名邮箱密码忘了也可以直接重置。

  1. 附件上传,注册账号其他个性需求

附件上传限制更少,对于个人来说,可以使用个域邮箱注册很多第三方网站服务,隐藏自己个人的邮箱账号。

  1. 设置多个别名邮箱

可根据自己需要,同一个域名设置多个别名邮箱,注册不同的网站服务,设置邮件转发统一管理收件。

4. 企业邮箱选择

这阵子配置了几个域名邮箱使用。基于当前网上可以免费注册使用的主要为以下几家。

  • 网易企业邮
  • 阿里云企业邮/钉钉企业邮 –钉钉好像不支持个域的免费企业邮
  • 腾讯企业邮
  • lark企业邮(飞书国际版)–注册时需翻墙
  • zoho企业邮

以上都可以注册使用,不过现在网易,阿里,腾讯的现在免费额度很低,部分需要认证等,限制比较多,因此我最终选择了lark企业邮和zoho企业邮。

lark企业邮

lark是飞书的海外版,slogan是先进的企业协作和管理平台,激发团队创造力和效率的协同办公超级应用,提供消息、云文档、会议、日历、邮件、审批、知识库等功能,数据存在于国外,和飞书分离。定位和企业微信,钉钉类似。

lark企业邮只是其中一个模块功能,标准版(免费版)提供200G容量。

lark只对境外开放注册,首次注册lark时需要开国外全局代理,否则会提示该地区无法使用。注册后,后续的管理和账号使用可以不需代理。

我用谷歌邮箱登录,注册后要申请一个企业或团队,随便填即可,不需要验证,然后在管理后台,找到邮箱模块,配置域名,再去域名管理后台配置即可。然后就可以添加域名邮箱了。首先在组织成员里给自己这个管理员账户设置一个。

注意域名邮箱是通过给组织成员里添加的,也就是为成员分配企业邮箱地址,前提是要先登记一个成员信息。这个成员本身有个邮箱,是用于lark登录的,和企业邮箱是不一样的,两者可以设置相同,但设置相同时首次登录就没法通过企业邮获取验证码,是个死循环,需通过超级管理员修改账户的登录邮箱来破。开始时我配置了几个成员账号,gmail管理员账户配的a企业邮,a企业邮账户配的b企业邮,没注意这个问题后面差点把自己绕晕了,最后把gmail管理员账户的登录邮箱改为a企业邮,b企业邮的账户也改为一致。

成员账户要进个人安全中心设置升级一下,增加密码登录,否则只能通过邮箱验证码登录,最好再开启一下2fa登录。

不过经过我几次测试,lark邮件收件延迟有差不多8s,延迟比较大。

超级管理员可以开启邮箱是否可以自动转发,这个功能大有用处。 https://s.imgkb.xyz/abcdocker/2023/04/23/d5cabf4f35f14/d5cabf4f35f14.png

zoho企业邮

对于有自己的域名的个人而言,实际注册一个企业邮箱即可,没必要多折腾,我还申请了zoho国际版,注意,zoho国际版是zoho.com,国内版是zoho.com.cn。网上人说国内版要求各种认证,申请起来很麻烦。

zoho申请过程和前面写的流程一致。免费版容量5G,不大。

第 1 步:添加/验证域或购买域。
第 2 步:添加用户并创建邮箱账户或导入用户
第 3 步:创建群组(针对 2/3 的测试用户,执行从提供商到 Zoho 的测试迁移,以确保顺利迁移)。
第 4 步:将域的 MX 记录配置为指向 Zoho Mail 服务器,以开始在 Zoho 中接收发往域账户的邮件。
第 5 步:开始接收邮件后,针对其余用户执行邮件迁移

不过发现一个致命问题,zoho企业邮自动转发是收费版的功能,免费版没有,这是个大问题。用起来就不方便了。

cloudflare电子邮件转发

另外,cloudflare上也有电子邮件路由功能,可以直接配置个人域名的邮箱,接收邮件后直接配置转发到第三方邮箱,如果要实现第三方邮箱发送个人域名邮件的话可以进一步配置。经典的cloudflare+gmail的收发方案,配置后可以通过gmail用域名邮箱直接进行收信和发信,网上也有很多教程。

5. 邮件统一通知管理

邮箱一多,管理就比较麻烦,多邮箱最好的管理就是以一个为通知出口,其余邮箱设置自动转发,所有邮件直接转发到这个邮箱,这也就是我上面说到开通各企业邮支持自动转发的重要作用。不过如果邮件被判为垃圾邮件的话是无法自动转发的。

邮件通知管理,我这里采用2个方案,微信通知和短信通知,无需安装第三方邮箱app,可以做到免费又能及时的收到邮件的通知。

微信通知

1. qq邮箱提醒

微信有个【qq邮箱提醒】功能项,巨好用,可以及时接收到邮件通知,我测试过接收通知延迟时间和qq上的通知基本一致,延迟很低。

并且最好用的一点是通知消息可以直接预览前20字左右的内容,同时可以不需登录验证直接点开查看全部内容。qq邮箱如果设置了独立密码,tim手机版邮箱入口被弱化,需要在【我的-邮箱-邮件】这样三个步骤进入,qq手机客户端能直接查看邮件内容,但电脑版tim和qq上打开邮件是要在输入独立密码验证后才能登录查看全文,而微信无论手机端还是电脑端点击邮件都可以直接查看全文邮件,电脑版直接自动登录,非常方便。(话说为何微信电脑端打开可以直接免登录直接进到后台,而qq/tim版还需要再验证一下独立密码呢?这设计逻辑。。)不过微信版打开支持查看,不支持回复。

2. 腾讯企业邮

如果注册了腾讯企业邮,关注公众号绑定小程序后,消息也能在腾讯企业邮公众号上实时收到通知,小程序模式,并免登录打开查看全文,支持回复邮件。

3. 完美邮箱

完美邮箱是完美世界2021年推出的,支持 @88.com和 @111.com 后缀,后缀不错,用的人还不多,可以注册到比较好的前缀名。完美邮箱关注公众号后,一样可以进行实时接到邮件通知,点开免登录直接查看全文。他们采用的是公众号的模板通知,不能预览前面邮件内容。支持直接回复。

短信通知

1. 139邮箱

如果你用移动手机卡,开通一下移动139邮箱,可以实现短信收件通知,这个是非常大的亮点,相当于移动提供了免费的短信邮件通知,在管理端还可以设置一些标签来去除一些邮件不发送短信通知。可以预览部分邮件内容,很方便。但是我发现很少人知道并用利用他这个功能。

像网易的邮件短信通知,是收费功能。

电信联通的手机号邮箱不知有无自带免费短信通知功能,我没试过,各位可以探索看看。

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